CARA MEMBUAT MAILMERGE DENGAN MS. WORD DAN MS. EXCELL

Mail Merge merupakan fasilitas yang sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan Ms. Word dan Ms. Excell. Keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan.

• Siapkan database di Ms.Excell (Buatlah file excellnya yg diperlukan, misalkan nama, fakultas, alamat, dll). Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya. Baru kemudian baris kedua dan selanjutnya isi dengan daftar nama dan seterusnya seperti gambar dibawah ini.

• Setelah itu, simpan database ditempat yang mudah untuk dicari.
• Buat dokumen di Ms.Word, pastikan bagian yang nantinya akan diisi dengan nama, fakultas, alamat kita kosongi terlebih dahulu.

• Selanjutnya, atur mailmerge-nya. Klik menu Mailings - Step by Step Mail Merge Wizard

• Akan keluar panel tambahan dibagian kanan Ms. Word. Pilih Letters kemudian Next: Starting Document, seperti gambar dibawah ini:

• Pada step kedua, pilihlah Use the current document - Next: Select Recipients

• Kemudian pilih Use an existing list, lalu Browse...

• Pilih document excell yang berisi data nama, fakultas, dan alamat tadi. Klik Open.

• Setelah itu, akan muncul jendela Select Table, pilih nama sheet 1 (Karena database yang telah dibuat berada di sheet 1), Jangan lupa klik OK

• Akan muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang ingin ditampilkan dalam keadaan tercentang. Klik OK

• Setelah itu, tentukan dimana letak tulisan nama, fakultas, dan alamat itu nanti berada didokumen yang ada, misalnya Nama: Nama
• Caranya, pertama taruh kursor pada belakang kata Nama: , dengan cara meng-klik satu kali dibelakang kata Nama: tersebut.
• Pilih Insert Merge Field yang ada di menu Maillings, Pilih nama untuk nama, Pilih fakultas untuk fakultas, dan pilih alamat untuk alamat

• Jika berhasil, maka dibelakang tulisan Nama: akan ada tulisan <<Nama>>, dibelakang tulisan Fakultas: akan ada tulisan <<Fakultas>>, dan dibelakang tulisan Alamat: akan ada tulisan <<Alamat>>. Itu artinya bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama yang ada didatabase tadi.
• Selanjutnya, untuk melihat pilih Preview Result yang ada dimenu maillings

• Untuk melihat nama-nama lain, klik tombol [<<] dan [>>] dipanel sebelah kanan, periksa satu persatu, jangan sampai ada yang terlewat.

• Setelah selesai, Save pekerjaan ini (CTRL+S) dan tempatkan disatu folder dengan file database Ms. excell tadi.
• Selanjutnya, kita bisa langsung mencetak hasil nya dengan meng-klik Print (CTRL+P), printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang disediakan lewat Ms. Excell tadi.
• Selesai!!